Polityka prywatności

Fundacja New European Strategies
Data wejścia w życie: 16 października 2025 r.

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejsza Polityka Prywatności („Polityka”) określa zasady ochrony i przetwarzania danych osobowych przez Fundację „New European Strategies” (zwaną dalej „Fundacją” lub „NES”), w szczególności w związku z:
   • Realizacją zadań statutowych określonych w §3 Statucie Fundacji (m.in. działalność edukacyjna, wydawnicza, badawcza, organizacja konferencji, kongresów, debat, projektów stypendialnych, współpraca z partnerami i sponsorami);
   • prowadzeniem stron internetowych i portali społecznościowych,
   • organizacją wydarzeń, konferencji, debat i projektów edukacyjnych,
   • kontaktami z partnerami, sponsorami, darczyńcami, mediami i uczestnikami wydarzeń,
   • komunikacją elektroniczną (newslettery, formularze kontaktowe, rejestracje online),
   • prowadzeniem działalności gospodarczej w zakresie określonym Statutem.
2. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią przepisy:
   • RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.),
   • Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
   • Ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach,
   • Inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa krajowego oraz Statut Fundacji.

2. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych jest:
   • Fundacja „New European Strategies”
   • ul. Tytusa Chałubińskiego 8 (Oxford Tower, piętro 22), 00-613 Warszawa
   • KRS: 0001195512, NIP: 7011278375
   • e-mail: office@neweuropeanstrategies.com
   • tel.: +48 784 880 318
   • Fundacja posiada osobowość prawną i działa w oparciu o ustawę o fundacjach oraz Statut.
2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można się z nami skontaktować:
   • Adres e-mail: iod@neweuropeanstrategies.com ,
   • Adres korespondencyjny: ul. Tytusa Chałubińskiego 8 (Oxford Tower, piętro 22), 00-613 Warszawa

3. CELE I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH

1. Cele statutowe (zgodnie z §3 Statutu):
   • Kształcenie młodych elit i osób działających na rzecz wzmacniania więzi z kulturą euroatlantycką,
   • Tworzenie i publikowanie raportów, analiz, ekspertyz,
   • Organizacja konferencji, kongresów, debat, podcastów i innych wydarzeń,
   • Działalność edukacyjna, naukowa, kulturalna,
   • Wspieranie współpracy międzynarodowej i dialogu społeczno-politycznego,
   • Propagowanie innowacji, zrównoważonego rozwoju i europejskiego dziedzictwa kulturowego.
2. Organizacja i promocja wydarzeń:
   • Rejestracja uczestników, przyjmowanie zgłoszeń, obsługa płatności i fakturowanie,
   • Logistyka (np. rezerwacje hoteli, identyfikatory, listy obecności),
   • Marketing i informacja o wydarzeniach (newsletter, zaproszenia, materiały informacyjne).
3. Komunikacja:
   • Odpowiadanie na zapytania kierowane do Fundacji,
   • kontakt z mediami, sponsorami, partnerami,
   • newslettery, zaproszenia, materiały informacyjne,
   • kontakt z potencjalnymi partnerami, sponsorami, wolontariuszami, prelegentami.
4. Dane z mediów społecznościowych
   • prowadzenie profili na mediach społecznościowych,
   • komunikacja z odbiorcami,
   • analityka i skuteczność kampanii,
   • moderacja treści,
   • publiczne interakcje (komentarze, polubienia, udostępnienia),
   • metadane aktywności (data/godzina, kanał, link do posta),
   • wskaźniki kampanii (zasięg, wyświetlenia, kliknięcia, konwersje, agregowane dane demograficzne),
   • linki UTM;
5. Rozliczenia finansowe i sprawozdawczość:
   • Wypełnianie obowiązków księgowych, podatkowych, archiwizacyjnych,
   • Zarządzanie umowami i płatnościami (m.in. zgodnie z ustawą o rachunkowości).
6. Zatrudnienie i współpraca:
   • Dane osobowe pracowników, wolontariuszy, współpracowników (rekrutacja, realizacja umów, wynagrodzenia).
7. Bezpieczeństwo IT i utrzymanie serwisu:
   • zapewnienie ciągłości działania i bezpieczeństwa,
   • pomiar ruchu,
   • użyteczność serwisu,
   • ulepszanie treści.
8. Zakres kategorii danych (uzupełnienie)
   • Dane identyfikacyjne i zawodowe: imię, nazwisko, tytuł/stopień, stanowisko/funkcja, jednostka organizacyjna, dział/komórka, obszar specjalizacji, krótki biogram.
   • Dane organizacyjne: nazwa organizacji, forma prawna, adres siedziby/oddziału, kraj, szczegółowe dane dot. organizacji (dział/sekcja, numer wewnętrzny, zakres odpowiedzialności, strona www), rola w projekcie/wydarzeniu (partner, sponsor, prelegent, uczestnik), dane do faktury (NIP, adres rozliczeniowy).
   • Dane kontaktowe: e-mail (służbowy/prywatny), telefon, adres korespondencyjny, preferencje kontaktu (kanał, język), media społecznościowe.
   • Dane związane z wydarzeniami i logistyką: rejestracja, agenda/sesje, preferencje dietetyczne/dostępnościowe (dobrowolnie i tylko gdy konieczne), nocleg/lot (gdy rezerwuje NES), numer identyfikatora, obecność/nieobecność.
   • Dane rozliczeniowe: dane do umów, rachunki/faktury, numer rachunku bankowego (przy rozliczeniach), kwoty i tytuły płatności.
   • Dane komunikacyjne: treść korespondencji (e-mail/formularz), metadane (data, godzina, kanał), historia kontaktów, zgody i ich status.
   • Dane techniczne i analityczne: adres IP, znaczniki czasu, identyfikatory urządzenia/przeglądarki, logi serwerowe, identyfikatory cookies/pikseli (zgodnie z preferencjami w Usercentrics CMP), informacje o interakcji z witryną/newsletterem (otwarcia, kliknięcia) — tylko w niezbędnym zakresie.
9. Podstawy prawne przetwarzania (art. 6 RODO):
   • Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) – np. w przypadku wysyłki newslettera, udostępniania wizerunku, udziału w nagraniach wydarzeń,
   • Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) – np. rejestracja uczestników na konferencję, umowy z prelegentami,
   • Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) – np. przechowywanie dokumentów rachunkowych, sprawozdawczość do organów,
   • Uzasadniony interes Fundacji (art. 6 ust. 1 lit. f) – m.in. wewnętrzna administracja, kontakt z darczyńcami i sponsorami, dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi.

4. ZAKRES I ŹRÓDŁA DANYCH

1. Zakres przetwarzanych danych może obejmować:
   • Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy/organizacji),
   • Dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny),
   • Dane finansowe (dane do faktury, nr konta bankowego – w przypadku umów czy zwrotów kosztów),
   • Dane związane z realizacją wydarzeń (np. preferencje dietetyczne, specjalne potrzeby uczestnika),
   • Dane statystyczne i techniczne (zebrane automatycznie przez pliki cookies oraz logi serwerowe – patrz pkt 12).
2. Źródła danych:
   • Bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (np. formularze na stronie, korespondencja e-mail, zgłoszenia do projektów czy konkursów),
   • Od podmiotów zewnętrznych (partnerzy, sponsorzy, organizacje współpracujące) – gdy kierują do nas osoby zainteresowane udziałem w wydarzeniach lub współpracą, po zapewnieniu podstaw prawnych do udostępnienia danych,
   • Z publicznie dostępnych źródeł (np. rejestry przedsiębiorców, LinkedIn, strony instytucji publicznych) – w uzasadnionych celach kontaktu z ekspertami czy partnerami.

5. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJE ICH NIEPODANIA

1. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być:
   • Niezbędne do skorzystania z konkretnego wydarzenia (np. konferencja, szkolenie). Brak podania danych uniemożliwi udział w wydarzeniu czy wystawienie faktury.
   • Wymagane przez przepisy prawa (np. w zakresie rachunkowości) – niepodanie danych spowoduje brak możliwości zawarcia umowy lub rozliczenia finansowego.
2. Brak podania danych może uniemożliwić realizację celu (np. uczestnictwo w wydarzeniu lub wystawienie faktury).
3. Zgoda może być wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność przetwarzania sprzed jej wycofania.

6. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Wszyscy Użytkownicy, których dane przetwarzamy, mają następujące prawa (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach):

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO),
2. Prawo sprostowania danych (art. 16 RODO),
3. Prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO),
4. Prawo ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
6. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO),
7. Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody),
8. Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli Użytkownik uznaje, że Fundacja narusza przepisy o ochronie danych (szczegóły: www.uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, prosimy o kontakt:

• Adres e-mail: iod@neweuropeanstrategies.com ,
• Adres korespondencyjny: ul. Tytusa Chałubińskiego 8 (Oxford Tower, piętro 22), 00-613 Warszawa

7. UDOSTĘPNIANIE I PRZEKAZYWANIE DANYCH

1. Podmioty współpracujące: W ramach prowadzonych działań Fundacja może udostępniać Państwa dane firmom i organizacjom świadczącym usługi na jej rzecz, m.in.:
   • Usługi IT (hosting, serwisy mailingowe, rejestracja uczestników),
   • Usługi eventowe (podwykonawcy przy organizacji konferencji),
   • Biura rachunkowe, kancelarie prawne (obsługa księgowa, prawna).
2. Organy publiczne: Dane mogą być udostępniane odpowiednim organom w zakresie wymaganym przez przepisy prawa (np. Urząd Skarbowy, ZUS).
3. Przekazywanie poza EOG: W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), Fundacja zapewnia odpowiedni poziom ochrony poprzez zastosowanie standardowych klauzul umownych (SCC) lub uczestnictwo usługodawcy w EU–US Data Privacy Framework (np. Google, Atlassian).

8. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

1. Dane przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.
2. Dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany ustawą o rachunkowości (co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego).
3. Dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania (w zależności od tego, co nastąpi wcześniej).
4. Po upływie wyżej wymienionych okresów dane zostają usunięte lub zanonimizowane.

9. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI, PROFILOWANIE

1. Fundacja nie podejmuje wobec użytkowników decyzji w sposób w pełni zautomatyzowany (tj. bez udziału człowieka), które wywoływałyby wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.
2. W ramach analiz statystycznych lub marketingowych Fundacja może prowadzić profilowanie (np. segmentację bazy kontaktów według uczestnictwa w wydarzeniach, segmentacja odbiorców newslettera, ocena zainteresowania wydarzeniami, etc.), jednak nie powoduje to żadnych skutków prawnych ani nie wpływa w istotny sposób na sytuację użytkowników. W każdej chwili użytkownik może wnieść sprzeciw wobec takiego profilowania, kontaktując się z Fundacją.

10. PRZETWARZANIE DANYCH WIZERUNKOWYCH PODCZAS WYDARZEŃ

1. W trakcie organizowanych przez Fundację wydarzeń (np. konferencji, kongresów, debat) mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania wideo, na których utrwalony zostanie wizerunek uczestników.
2. Wykorzystanie wizerunku (np. w materiałach promocyjnych, relacjach na żywo, publikacjach na stronach internetowych czy w mediach społecznościowych) odbywa się:
   • Na podstawie zgody uczestnika (udzielonej ustnie, pisemnie lub w formie regulaminu wydarzenia z wyraźnym punktem nt. wizerunku), lub
   • W oparciu o uzasadniony interes Fundacji w dokumentowaniu i promocji wydarzeń (zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – jeśli sytuacja nie wymaga wyraźnej zgody, np. w przypadku tzw. zdjęcia grupowego).
3. Jeśli uczestnik nie wyraża zgody na utrwalanie i publikację swojego wizerunku, prosimy o poinformowanie o tym Fundacji przed wydarzeniem lub w trakcie jego trwania (np. w punkcie rejestracyjnym).

11. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

1. Fundacja dokłada wszelkich starań, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem czy nieuprawnioną modyfikacją. W tym celu stosujemy m.in.:
   • Zabezpieczenia techniczne (m.in. szyfrowanie strony protokołem HTTPS, systemy haseł, firewalle),
   • Środki organizacyjne (polityki dostępu do danych, przeszkolenie personelu z zakresu ochrony danych),
   • Umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami świadczącymi usługi na rzecz Fundacji.
2. Zgodnie z przepisami prawa i postanowieniami Statutu Fundacji prowadzimy księgi rachunkowe oraz sprawozdawczość finansową w sposób zapewniający przejrzystość i bezpieczeństwo danych.

12. PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE

1. Strona neweuropeanstrategies.com wykorzystuje system Usercentrics Consent Management Platform (CMP).
   • CMP pozwala na wybór, cofnięcie lub zmianę zgody na stosowanie plików cookies.
   • Kategorie plików cookies:
     • Niezbędne – zapewniają prawidłowe działanie strony,
     • Preferencyjne – zapamiętują ustawienia użytkownika,
     • Statystyczne – służą do analizy ruchu (np. Google Analytics, Hotjar),
     • Marketingowe – umożliwiają personalizację treści i remarketing (np. Meta Ads, LinkedIn Ads).
   • Szczegółowe informacje o czasie przechowywania i dostawcach są dostępne w banerze „Zarządzaj zgodą” (Usercentrics CMP).
   • Użytkownik może samodzielnie usunąć cookies w ustawieniach przeglądarki.
2. Korzystamy z plików cookies w celu:
   • Zapewnienia prawidłowego funkcjonowania naszych stron internetowych,
   • Usprawnienia nawigacji (zapamiętanie ustawień, preferencji),
   • Analizy statystycznej odwiedzin i ulepszania naszych usług.
3. Pliki cookies (tzw. ciasteczka) to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika. Mogą być usuwane lub blokowane w ustawieniach przeglądarki. W takim wypadku niektóre funkcje serwisu mogą być ograniczone.
4. Możemy korzystać z zewnętrznych narzędzi (np. Google Analytics, Clarity) do analizy ruchu na stronie, co wiąże się z zapisaniem plików cookies dostarczanych przez te narzędzia.
5. Wykaz narzędzi i czas przechowywania cookies:
   • W ramach serwisu mogą działać narzędzia zewnętrzne, jak między innymi:
     • Google Analytics 4 (GA4) — cookies statystyczne (np. _ga, _gid); retencja: do 24 miesięcy.
     • Microsoft Clarity — cookies statystyczne (mapy kliknięć, UX); retencja: do 12 miesięcy.
     • Meta Ads (Facebook Pixel) — cookies marketingowe (remarketing, mierzenie konwersji); retencja: do 180 dni.
     • LinkedIn Insight Tag — cookies marketingowe (analityka kampanii); retencja: do 180 dni.
     • Pełna, aktualna lista dostawców i identyfikatorów cookies (wraz z celami i czasem przechowywania) jest dostępna w panelu Usercentrics CMP („Zarządzaj zgodą”) i może zmieniać się w zależności od konfiguracji serwisu.

13. PRZETWARZANIE DANYCH OSÓB NIEPEŁNOLETNICH

1. Zgodnie ze Statutem, działalność Fundacji koncentruje się głównie na edukacji i kształceniu młodych elit, jednak nie zbieramy świadomie danych osobowych osób poniżej 16. roku życia bez zgody rodzica lub opiekuna prawnego.
2. Jeśli okaże się, że dane osoby niepełnoletniej zostały przetworzone bez wymaganej zgody, zostaną niezwłocznie usunięte.

14. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

1. Fundacja zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce w szczególności w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, wytycznych organów nadzorczych lub zmian w Statucie Fundacji.
2. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez umieszczenie stosownej informacji na naszej stronie internetowej lub (jeśli to możliwe) poprzez powiadomienie mailowe.

15. ROZWIĄZYWANIE SPORÓW I WŁAŚCIWOŚĆ SĄDU

1. W przypadku wątpliwości, uwag lub zastrzeżeń co do przetwarzania danych osobowych przez Fundację, w pierwszej kolejności zachęcamy do kontaktu w celu polubownego rozwiązania problemu (dane w pkt 16).
2. Każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych.
3. Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Fundacji, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.

16. KONTAKT Z NAMI

Wszelkie pytania, wnioski i uwagi dotyczące niniejszej Polityki Prywatności lub ogólnie przetwarzania danych osobowych można kierować do nas:

• Fundacja New European Strategies
• Siedziba: Warszawa, ul. Tytusa Chałubińskiego 8, Warszawa, 00-613
• E-mail: office@neweuropeanstrategies.com
• Telefon: +48 784 880 318

Dziękujemy za zapoznanie się z Polityką Prywatności.
Wierzymy, że przejrzystość i bezpieczeństwo danych to fundament zaufania do działalności Fundacji. W razie wątpliwości prosimy o kontakt.