Wydarzenia, bilety i skanowanie

Rejestracja i zawarcie umowy

• Umowa o udział w wydarzeniu zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia rejestracji, a dla wydarzeń płatnych - z chwilą zaksięgowania płatności.
• Formularz rejestracji zbiera dane niezbędne do wpuszczenia Cię na wydarzenie i wystawienia identyfikatora: imię i nazwisko, adres e-mail, a przy wydarzeniach branżowych także organizację i stanowisko.
• Zgody wymagane przy rejestracji są zbierane osobno, każda z własną treścią. Zapisujemy wersję regulaminu obowiązującą w chwili zapisu - dzięki temu wiadomo, na co dokładnie się zgodziłeś.
• Liczba miejsc bywa ograniczona. Po wyczerpaniu limitu rejestracja przechodzi na listę rezerwową, a zwolnione miejsca przydzielamy w kolejności zgłoszeń.
• Przy wydarzeniach z kwalifikacją uczestników rejestracja jest wnioskiem - potwierdzenie wysyłamy po weryfikacji. Do tego czasu nie pobieramy płatności.

Bilety i pakiety

• Bilet jest imienny i uprawnia do udziału jedną, wskazaną osobę. Uprawnienia zależą od rodzaju biletu lub pakietu i są opisane przy zakupie.
• Przeniesienie biletu na inną osobę jest możliwe do momentu wskazanego w opisie wydarzenia - napisz do nas, zmienimy dane uczestnika. Odsprzedaż biletu z zyskiem jest niedozwolona.
• Pakiety partnerskie i wystawiennicze mają odrębne warunki, w tym liczbę wejściówek, zakres ekspozycji i zasady korzystania z narzędzi dla wystawców.
• Kody zniżkowe i zaproszenia mają własny okres ważności i limit użyć, prezentowane przy ich zastosowaniu.
• Warstwę handlową - ceny, faktury, prawo odstąpienia i zwroty - opisuje dokument o subskrypcjach i zakupach (/regulamin-subskrypcji-i-zakupow).

Identyfikator z kodem QR

Po potwierdzeniu rejestracji otrzymujesz identyfikator z kodem QR. Kod jest przepustką - traktuj go jak bilet imienny.

• Kod nie zawiera Twoich danych osobowych. To losowy identyfikator, który dopiero po stronie naszego systemu wskazuje na zapis uczestnictwa.
• Nie publikuj kodu w mediach społecznościowych. Osoba, która go zeskanuje, może próbować wejść na wydarzenie na Twoje nazwisko.
• Na identyfikatorze drukowanym widnieją dane, które podałeś do ekspozycji - zwykle imię, nazwisko i organizacja. Zakres druku jest widoczny przed wydarzeniem i można go ograniczyć.
• Zgubiony identyfikator wydamy ponownie w punkcie rejestracji po potwierdzeniu tożsamości; poprzedni kod tracimy ważność.

Kontrola wejścia i skanowanie na bramce

Przy wejściu i w wyznaczonych punktach kontrolnych skanujemy kod QR. Podstawą jest wykonanie umowy o udział w wydarzeniu oraz nasz prawnie uzasadniony interes w bezpieczeństwie i rozliczeniu frekwencji.

• Zapisujemy: identyfikator uczestnictwa, punkt kontrolny, kierunek (wejście albo wyjście), czas i wynik skanu. Nie zapisujemy obrazu z kamery urządzenia.
• Punkty kontrolne mogą działać w trybie kontroli dostępu (decydują o wpuszczeniu) albo wyłącznie pomiaru obecności w strefie.
• Powtórny skan w krótkim odstępie jest rozpoznawany jako duplikat i nie tworzy nowego wpisu - chroni to przed sztucznym zawyżaniem frekwencji.
• Niektóre strefy mają limit pojemności wynikający z przepisów bezpieczeństwa; po jego osiągnięciu bramka odmawia wejścia do czasu zwolnienia miejsca.
• Urządzenia skanujące działają na poświadczeniu przypisanym do JEDNEGO wydarzenia, o wąskim zakresie uprawnień, wygasającym i możliwym do unieważnienia. Przechwycone poświadczenie nie otwiera innego wydarzenia.
• Zapisy z kontroli wejścia usuwamy po zamknięciu rozliczeń wydarzenia, chyba że konkretny zapis jest dowodem w toczącej się sprawie.

Skanowanie na stoiskach partnerów - tu decydujesz Ty

Partnerzy i wystawcy mogą skanować identyfikatory na swoich stoiskach. To NIE jest to samo co kontrola wejścia: skan na stoisku prowadzi do przekazania Twoich danych kontaktowych innemu podmiotowi, który staje się ich odrębnym administratorem.

Dlatego przekazanie kontaktu wymaga Twojej odrębnej zgody, wyrażanej przy skanie. Bez zgody partner nie otrzymuje Twoich danych kontaktowych.

• Zgoda jest odnotowywana razem ze skanem: partner widzi w swoim zestawieniu, czy kontakt może wykorzystać, czy nie.
• Skan bez zgody zostaje w zestawieniu partnera jako sam fakt odwiedzin stoiska - bez imienia, bez adresu e-mail, bez telefonu. Partner rozlicza się z liczby odwiedzin, nie z Twoich danych.
• Zgoda udzielona jednemu partnerowi nie działa wobec pozostałych. Każde stoisko to osobna decyzja.
• Zgody udzielonej na miejscu nie da się cofnąć po naszej stronie ze skutkiem wobec partnera - od chwili przekazania to partner jest administratorem Twoich danych. Wycofanie zgody i pozostałe prawa z RODO kierujesz wtedy bezpośrednio do niego; na życzenie wskażemy jego dane kontaktowe.
• Nie sprzedajemy list uczestników. Partner dostaje wyłącznie kontakty zebrane na własnym stoisku i wyłącznie za zgodą uczestnika.

Nagrania, zdjęcia i transmisje

• Informację o nagrywaniu, transmisji lub fotografowaniu podajemy przed wydarzeniem i przypominamy na miejscu.
• Rejestracja ogólnych ujęć sali odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w dokumentowaniu i promocji działalności statutowej.
• Wizerunek wyeksponowany indywidualnie - portret, wywiad, wypowiedź z sali w kadrze - wykorzystujemy na podstawie odrębnej zgody.
• Możesz poprosić o nieumieszczanie Cię w materiałach. Na wydarzeniach z nagraniem wskazujemy strefę bez rejestracji obrazu.
• Uczestnik może nagrywać wyłącznie za zgodą organizatora. Na spotkaniach objętych regułą Chatham House nagrywanie i publikowanie materiałów pozwalających zidentyfikować mówcę jest zabronione (/regulamin-klubow-dyskusyjnych).
• Prelegenci i paneliści otrzymują odrębną informację o zakresie rejestracji i sposobie wykorzystania nagrania przed wystąpieniem.

Zasady na miejscu i bezpieczeństwo

• Stosuj się do poleceń porządkowych organizatora, obsługi obiektu i służb. W sytuacji zagrożenia decyduje polecenie ewakuacyjne, a nie program wydarzenia.
• Identyfikator noś w widocznym miejscu przez cały czas pobytu. Udostępnienie go innej osobie kończy się odebraniem wstępu bez zwrotu opłaty.
• Obowiązuje zakaz wnoszenia przedmiotów niebezpiecznych oraz udziału w stanie nietrzeźwości lub pod wpływem środków odurzających.
• Nie tolerujemy nękania, molestowania ani zachowań dyskryminacyjnych. Zgłoszenie takiego zachowania przyjmuje obsługa wydarzenia; reagujemy na miejscu.
• Organizator może odmówić wstępu albo wyprosić uczestnika naruszającego zasady. W przypadku wyproszenia za naruszenie zasad opłata nie podlega zwrotowi.
• Obiekt, w którym odbywa się wydarzenie, może mieć własny regulamin - obowiązuje on równolegle.

Zmiany, odwołanie wydarzenia i rezygnacja

• Program, lista prelegentów i godziny mogą ulec zmianie. Zmiany nieistotne nie uprawniają do zwrotu opłaty.
• Zmiana istotna - innego dnia, innego miasta albo zasadniczej formuły wydarzenia - uprawnia Cię do rezygnacji z pełnym zwrotem opłaty. Informujemy o takiej zmianie niezwłocznie.
• Jeżeli odwołamy wydarzenie, zwracamy pełną opłatę albo - za Twoją zgodą - przenosimy ją na inny termin. Wybór należy do Ciebie.
• Nie odpowiadamy za koszty uboczne poniesione przez uczestnika (podróż, nocleg) poza przypadkami odpowiedzialności wynikającymi z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
• Rezygnację z udziału zgłoś możliwie wcześnie - zwolnione miejsce przekazujemy z listy rezerwowej. Warunki zwrotu opłaty przy rezygnacji z Twojej inicjatywy opisuje dokument o subskrypcjach i zakupach oraz polityka zwrotów (/zwroty-i-reklamacje).
• Przypominamy: dla biletów na wydarzenie z oznaczonym dniem ustawowe prawo odstąpienia w terminie 14 dni nie przysługuje (art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta). Nie ogranicza to naszej umownej gwarancji zwrotu ani uprawnień z tytułu niezgodności usługi z umową.

Dane uczestników

• Dane rejestracyjne przetwarzamy w celu wykonania umowy o udział, a dane ze skanów - w celu kontroli wstępu, bezpieczeństwa i rozliczenia wydarzenia.
• Katalog uczestników i funkcje kojarzenia spotkań są dobrowolne. Widoczność swojego profilu na wydarzeniu ustawiasz samodzielnie i możesz ją wyłączyć.
• Dane uczestników wydarzenia przechowujemy przez czas niezbędny do rozliczenia i obsługi reklamacji; zapisy z kontroli wejścia usuwamy po zamknięciu rozliczeń.
• Pełny opis przetwarzania: polityka prywatności (/polityka-prywatnosci) oraz polityka przetwarzania danych (/polityka-przetwarzania-danych). Wykonywanie praw: /rodo.

Kontakt

Sprawy rejestracji, biletów, dostępności obiektu i szczególnych potrzeb uczestników: office@neweuropeanstrategies.com. O potrzebach związanych z dostępnością powiedz nam możliwie wcześnie - większość z nich da się zapewnić, jeśli wiemy o nich przed wydarzeniem.